Политика обработки персональных данных

 

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Санкт-Петербургской региональной общественной организации

«Институт Недискриминационных Гендерных Отношений.

Кризисный центр для женщин»

 

 

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика обработки ПДн) Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин»(далее – Оператор), разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации,  Федеральным законом 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами.

1.2. Политика разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных, направленного на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, в частности в целях защиты от несанкционированного доступа и неправомерного распространения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах Оператора.

1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин» вопросы обработки персональных данных работников и других субъектов персональных данных.

1.4.    Настоящая Политика раскрывает состав субъектов персональных данных, принципы, порядок и условия обработки персональных данных сотрудников Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин»и иных лиц, чьи персональные данные обрабатываются Оператором, с целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

 

1.5.    Персональные данные являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией и на них распространяются все требования, установленные внутренними документами Оператора по защите конфиденциальной информации.

1.6. В настоящей Политике используются следующие основные понятия:

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу.

уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

биометрические персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность.

специальные категории персональных данных – категории данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

2. Правовое основание обработки персональных данных

Обработка ПДн осуществляется на основе следующих федеральных законов и нормативно-правовых актов:

• Конституции Российской Федерации;
• Трудового кодекса Российской Федерации;
• Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.
• Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.
• Постановления от 1 ноября 2012г. N 1119 об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
• Приказ ФНС от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611 «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендации по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».
• Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

 

3. Цели обработки персональных данных.

Персональные данные обрабатываются Оператором в следующих целях:

1) осуществление и выполнение возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей, в частности:

• выполнение требований законодательства в сфере труда и налогообложения, а именно: организации кадрового учета Оператора, обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, заключения и исполнения обязательств по трудовым и гражданско‑правовым договорам; ведения кадрового делопроизводства, содействия сотрудникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользования различного вида льготами, исполнения требований налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование иобеспечение, заполнения первичной статистической документации, в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
• ведение текущего бухгалтерского и налогового учёта, формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности;
• выполнение требований законодательства по определению порядка обработки и защиты ПДн граждан, являющихся контрагентами Оператора (далее – субъекты персональных данных).

2) осуществления прав и законных интересов Оператора в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин»  и иными локальными нормативными актами Оператора, или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;

3) подготовки ответов на запросы и исполнения заявок, проведения различных статистических и иных исследований на основе обезличенных данных, организации и проведения тренингов, круглых столов, конференций и иных мероприятий,

4) в иных законных целях.

Сбор, хранение и обработка персональных данных осуществляется исключительно в конкретных и достижимых целях.

 

4. Перечень действий с персональными данным

При обработке ПДн Оператор будет осуществлять следующие действия с ПДн: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

 

5. Состав обрабатываемых персональных данных

5.1. Обработке Оператором подлежат ПДн следующих субъектов ПДн:

• сотрудники Оператора;
• родственники сотрудников Оператора;
• контрагенты Оператора;
• физические лица, обратившиеся к Оператору в порядке, установленном Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также на основании иных нормативных актов и/или в процессе осуществления Оператором своей уставной деятельности.

5.2. Состав ПДн каждой из перечисленных в п. 5.1 настоящего Положения категории субъектов определяется согласно нормативным документам, перечисленным в разделе 3 настоящей Политики, а также нормативным документам Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин», изданным для обеспечения их исполнения.

5.3. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его ПДн Оператору и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.

5.4. Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых ПДн заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.

5.5. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин»не осуществляется.

6. Обработка персональных данных

6.1. Обработка персональных данных в Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин»осуществляется следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
• смешанная обработка персональных данных.
  • Оператор производит обработку персональных данных при наличии хотя бы одного из следующих условий:
• обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
• обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (общедоступные персональные данные);
• осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

6.3. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6.4. В целях информационного обеспечения у Оператора могут создаваться общедоступные источники персональных данных субъектов, в том числе справочники и адресные книги. В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта могут включаться его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, должность, номера контактных телефонов, адрес электронной почты и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

6.5. Сведения о субъекте должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

6.6. В случаях, когда лицо предоставляет Оператору персональную информацию третьих лиц, оно гарантирует, что получило все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц со всеми положениями настоящей Политики.

6.7. Обработка Оператором специальных категорий персональных данных, допускается в случаях, если:

• субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
• персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, о трудовых пенсиях;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
• обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;
• обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав субъекта персональных данных или третьих лиц, а равно и в связи с осуществлением правосудия;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством.

6.8. Обработка специальных категорий персональных данных должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась их обработка, если иное не установлено федеральным законом.

6.9. Обработка персональных данных о судимости может осуществляться Оператором исключительно в случаях и в порядке, которые определяются в соответствии с федеральными законами.

6.10. Биометрические персональные данные могут обрабатываться Оператором  только при наличии согласия в письменной форме субъекта.

6.11. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные ФЗ-152.

6.12. В порядке, установленном законодательством, и в соответствии со ст. 7 ФЗ «О персональных данных» для достижения целей обработки персональных данных и с согласия Сотрудников,Операторпредоставляет персональные данные работников или поручает их обработку следующим лицам:

• Государственные органы (в том числе Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования);
• Банку (в рамках зарплатного проекта);

 

7. Обеспечение защиты персональных данных при их обработке Оператором

7.1. Оператор принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных», постановлением Правительства от 15 сентября 2008 года № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства от 01 ноября 2012 года № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и другими нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено федеральными законами.

К таким мерам относятся:

– назначение Оператором ответственного за организацию обработки персональных данных;

– издание Оператором документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;

– применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;

– осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам Оператора;

– определение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;

– ознакомление сотрудников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников.

7.2. Оператор при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7.3. В случае осуществления трансграничной передачи персональных данных Оператор до начала осуществления такой передачи обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого предполагается осуществлять передачу персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных.

7.4. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, может осуществляться в случаях:

• наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных;
• исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.

7.5. Обращение к Оператору за получением консультационной психологической и юридической помощи с использованием «телефона доверия», происходит анонимно.

Оператор обязуется не распространять всю полученную информацию от абонента:

— вся информация, полученная от абонента, не распространяется за пределы кабинета консультанта.

— абонент имеет право прервать беседу в любой момент.

— все, что происходит между консультантом и абонентом остается между ними, т.е. вся информация, полученная от абонента, не распространяется за пределы кабинета консультанта.

7.6. На сайте Оператора пострадавшим от партнерского насилия предоставлена возможность получить консультационные услуги по следующим направлениям:

— получение юридической помощи в целях защиты прав и законных интересов;

— получение экстренной психологической помощи с привлечением к этой работе психологов;

— получение консультационной психологической и юридической помощи, в том числе анонимно с использованием on-line приемной.

 

8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным

8.1. Субъект ПДн вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

8.2. Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.3. Оператор вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Операторе.

8.4. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

– подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;

– правовые основания и цели обработки персональных данных;

– цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;

– наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

– обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

–порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;

– информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

– наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.

8.5. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в орган, уполномоченный по вопросам защиты прав субъектов персональных данных, или в судебном порядке.

8.6. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

 

9. Принципы и условия обработки персональных данных

9.1. Обработка персональных данных в Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин» осуществляется на основе принципов:

— законности и справедливости целей и способов обработки персональных данных;

— соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Оператора;

— соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

— достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

— недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные;

— хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;

— уничтожения по достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении.

9.2 Обработка персональных данных осуществляется на основании условий, определенных законодательством Российской Федерации.

 

10. Заключительные положения

10.1.  Настоящая Политика является внутренним документом Оператора, общедоступной и подлежит размещению на стенде и на сайте Санкт-Петербургской региональной общественной организации «Институт Недискриминационных Гендерных Отношений. Кризисный центр для женщин».

10.2.  Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных, но не реже одного раза в три года.

10.3.  Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется ответственным лицом за обработку персональных данных, назначенным Оператором.

10.4.  Ответственность должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Оператора.